Klanten: één fiche per klant, over al je managers heen

Onder Klanten in de zijbalk staat iedereen die bij je boekte (Calmanagers), afrekende met een e-mailadres (kassa) of inschreef voor een webinar. Eén fiche per persoon, welke manager je ook gebruikt. Je hoeft niets in te stellen: wie bij je boekt of afrekent, komt er vanzelf bij.

De lijst

Bovenaan zie je drie cijfers: hoeveel klanten je hebt, hoeveel er de laatste 30 dagen nieuw zijn, en hoeveel er slapen (langer dan 90 dagen niets). Klik op een cijfer om de lijst daarop te filteren.

Daaronder zoek je op naam, e-mail of telefoon, en filter je op stand, bron (Calmanagers, kassa, webinar of met de hand), tag en marketingstatus. Met Exporteer CSV krijg je het hele bestand in een spreadsheet.

De klantenfiche

Klik op een klant en je ziet:

• naam, e-mail en telefoon, met wanneer en waar je de klant het eerst zag en hoeveel hij al besteedde;
• tags die je zelf kiest, bijvoorbeeld "vaste klant" of "bruid 2027", gescheiden door komma's;
• een interne notitie. Dat is dezelfde notitie als in Calmanagers: één per persoon;
• de tijdlijn: afspraken (ook geannuleerd of niet gekomen), kassatickets en webinars, nieuwste eerst.

Pas je een naam of telefoonnummer aan, dan overschrijft een volgende boeking met een tikfout dat niet meer.

Wie mag je mailen?

Elke fiche heeft een marketingstatus:

• Geen toestemming: alleen berichten over afspraken en aankopen. Dat is de standaard.
• Toestemming: de klant vinkte de nieuwsbrief aan (bv. bij een webinar), met tijdstip en privacytekst als bewijs. Zet dit alleen met de hand als je het kunt aantonen, bijvoorbeeld met een getekend formulier.
• Afgemeld: de klant wil geen nieuwsbrief of promoties meer. Dat blijft zo.

Privacy: inzage en wissen

Vraagt een klant welke gegevens je over hem bewaart? Klik op Gegevens downloaden: je krijgt alles in één bestand om door te sturen.

Wil hij gewist worden? Overal wissen haalt de fiche, alle afspraken en webinar-inschrijvingen weg. Kassatickets blijven voor je boekhouding, zonder naam en e-mailadres. Heeft de klant nog een afspraak gepland, annuleer die dan eerst.

Bewaartermijn

Onderaan kies je hoelang je gegevens bewaart van iemand die niets meer bij je deed: 12, 24, 36 of 60 maanden (standaard 24). Daarna wissen we automatisch de fiche, de afspraken in Calmanagers en naam en e-mail op kassatickets. De termijn staat ook op je boekpagina. Alleen de eigenaar of een beheerder kan hem wijzigen.

Wie in je team mag erbij?

De eigenaar en beheerders altijd. Een teamlid alleen als je bij Instellingen → Team → Toegang het vakje Klanten aanzet: het gaat om persoonsgegevens, daarom zit het niet in het sjabloon Content.