Walletmanagers: je digitale klantenkaart

Met Walletmanagers geef je je klanten een digitale stempelkaart in Apple Wallet of Google Wallet. Je stempelt met je gsm of met een tablet aan de toog, en de kaart in de wallet van de klant werkt zichzelf bij.

Wat is Walletmanagers?

Walletmanagers is een digitale stempelkaart. Je kiest een beloning en hoeveel stempels ervoor nodig zijn, bijvoorbeeld 10 stempels = gratis koffie. Je klant zet de kaart in Apple Wallet of Google Wallet, zonder een app te installeren. Bij elk bezoek scan je de kaart en komt er een stempel bij. Is de kaart vol, dan wissel je de beloning in en begint de klant opnieuw.

Je opent Walletmanagers via de tegel Walletmanagers op je dashboard. De naam, het logo, het adres en de openingsuren van je zaak komen uit je merkgegevens; die pas je aan via Zaakgegevens in het menu links.

Je eerste klantenkaart maken

1. Open Walletmanagers op je dashboard.
2. Vul bij Beloning in wat de klant krijgt, bijvoorbeeld Gratis koffie of 10% korting.
3. Kies het Aantal stempels voor de beloning (tussen 2 en 30).
4. Klik op Maak mijn klantenkaart.

Alles kun je later nog wijzigen. Rechts zie je altijd hoe de kaart eruitziet.

De kaart instellen: stempels, beloning en kleur

Bij De kaart stel je in:

• Aantal stempels voor de beloning — van 2 tot 30.
• Hoogstens zoveel stempels per klant per dag — de daglimiet, tot 10.
• Beloning — wat de klant krijgt als de kaart vol is.
• Kleur — standaard de kleur van je merk. Vink Kleur van mijn merk uit om een andere kleur te kiezen.
• Stempel — een pictogram, het favicon van je merk of een eigen beeld. Een vierkant beeld werkt het best; het wordt rond gesneden. Voor de lege plekken kies je een leeg rondje of een vage stempel.

Klik op Vertaal naar 6 talen zodat elke klant de beloning in zijn eigen taal ziet. Klik daarna op Bewaren: alle kaarten in de wallets worden dan bijgewerkt.

Wil je even niet stempelen, bijvoorbeeld tijdens een sluitingsperiode, zet de kaart dan bovenaan van Actief op Gepauzeerd.

Hoe krijgen klanten de kaart?

Onder QR en delen staat het adres van je kaart. Klanten maken hun kaart op drie manieren:

• via dat adres, dat je kunt delen waar je wilt;
• via de knop op je link-in-bio-pagina;
• door de QR-code op je tablet aan de toog te scannen.

Met Affiche met QR maken maak je meteen een affiche om op te hangen.

De klant vult zijn voornaam in, en als hij wil zijn e-mail en gsm-nummer. Daarna zet hij de kaart in Apple Wallet of Google Wallet. Er is geen app nodig. Zie je De wallets zijn nog niet ingericht, dan krijgen klanten hun kaart voorlopig als webpagina.

Je kunt een klant ook zelf aanmaken in de scanner, met Nieuwe klant. De klant scant dan een QR-code met de camera van zijn gsm en zet de kaart in zijn wallet. Die code werkt één keer, 30 minuten lang.

Stempelen met je gsm of tablet

Je stempelt met de scanner van Walletmanagers. Elk toestel dat stempelt, koppel je eerst bij Toestellen:

• Dit toestel gebruiken — voor het toestel waarop je nu werkt. Geef het een naam en klik op Open de scanner.
• Toestel koppelen — voor een tablet aan de toog of de gsm van een medewerker. Scan de QR-code met dat toestel, of typ de code. De code is 10 minuten geldig.

Een gekoppeld toestel heeft geen account nodig en kan alleen stempelen. Zet de scanner op het beginscherm (Delen → Zet op beginscherm), dan opent hij als een app.

In de scanner richt je de camera op de kaart van de klant. Je ziet meteen hoeveel stempels hij heeft. Lukt scannen niet, typ dan de code of het klantnummer, of zoek de klant op voornaam, klantnummer of e-mail. Een stempel of inwisseling per vergissing maak je binnen 5 minuten ongedaan.

De beloning inwisselen

Is de kaart vol, dan toont de scanner Beloning klaar. Geef de beloning en klik op Inwisselen. De klant begint dan aan een nieuwe kaart.

Rekent de klant af met Checkoutmanagers, dan kan dat ook aan de kassa. Zie De klantenkaart aan de kassa.

De tablet aan de toog: de klant stempelt zelf

Zet een gekoppelde tablet op Tablet. Die toont een QR-code die elke 30 seconden wisselt: een foto van de code werkt later niet meer. De klant richt de camera van zijn gsm op de code en krijgt zijn stempel. Heeft hij nog geen kaart, dan maakt hij er meteen een en krijgt hij de eerste stempel erbij.

Toestellen opvolgen en intrekken

Bij Toestellen zie je per toestel wanneer het gekoppeld werd, wanneer het laatst actief was en hoeveel stempels het de laatste 14 dagen gaf. Met Laatste scans tonen zie je wie wanneer gescand werd.

• Staan je openingsuren in je zaakgegevens, dan zie je ook hoeveel scans er deze week buiten de openingsuren waren.
• Vink Alleen tijdens de openingsuren aan om buiten de uren niet te kunnen stempelen.
• Is een toestel kwijt of werkt een medewerker niet meer bij je, klik dan op Intrekken. Dat toestel kan dan niet meer stempelen.

Bericht in de buurt

Bij Bericht in de buurt vink je aan dat de kaart op het vergrendelscherm verschijnt als een klant in de buurt van je zaak is. Je schrijft er een korte tekst bij, bijvoorbeeld Vandaag verse pistolets! Op een iPhone verschijnt jouw tekst. Op Android toont Google zelf een korte melding dat de klant een kaart van jou heeft.

Dit werkt met het adres uit je zaakgegevens. Staat daar nog geen adres, vul het dan eerst in.

Een bericht sturen naar alle kaarthouders

Met Bericht naar alle kaarthouders stuur je een melding naar iedereen met je kaart. Kies een vast bericht of schrijf zelf iets, en klik op Verstuur nu of plan het met Inplannen. Het bericht verschijnt op het vergrendelscherm en achteraan op de kaart in de wallet.

Je stuurt hoogstens één bericht per dag: Apple en Google zetten een kaart die spamt stil. Kaartnieuws en acties werken, pure reclame niet. Berichten sturen hoort bij Walletmanagers Pro.

Automatische berichten

Bij Automatische berichten zet je berichten aan die vanzelf vertrekken, naar één klant, op het juiste moment:

• Kaart bijna vol — als de klant nog één stempel nodig heeft.
• Beloning klaar — als de kaart vol is.
• We missen je — als de klant een aantal dagen niet meer geweest is (je kiest tussen 14 en 90 dagen). Dit bericht gaat één keer, overdag, en pas opnieuw na een volgend bezoek.

Laat je de tekst leeg, dan krijgt elke klant de standaardtekst in zijn eigen taal. Met de gratis kaart werkt alleen Beloning klaar; de andere horen bij Pro.

Welkomstbon voor nieuwe klanten

Met een Welkomstbon krijgt elke nieuwe kaarthouder één keer een cadeau, bijvoorbeeld €10 korting op je eerste aankoop. Je kiest hoe lang de bon geldig is, of onbeperkt.

Om te weten dat de klant uniek is, bevestigt hij zijn e-mailadres (gratis) of tikt hij een sms-code in. Een sms kost 3 credits, of niets met een eigen Twilio-account. Je kunt ook kiezen om bij het inwisselen meteen de eerste stempel te geven. Na het inwisselen wordt het een gewone stempelkaart. De welkomstbon hoort bij Pro.

Vrienden uitnodigen

Met Vrienden uitnodigen krijgt elke kaart een eigen deellink. Komt een uitgenodigde vriend voor zijn eerste stempel, dan krijgen ze er allebei extra stempels bij. Je kiest hoeveel extra stempels elk krijgt (1 tot 3) en hoe vaak een klant dat per maand hoogstens krijgt. Dit hoort bij Pro.

Happy hour: dubbele stempels

Met Happy hour geeft elke scan op bepaalde momenten twee stempels. Kies een vast moment Elke week (bijvoorbeeld dinsdag in de namiddag) of een Periode, zoals een actieweek. Ideaal voor rustige uren. Dit hoort bij Pro.

Meer dan één klantenkaart

Met Nieuwe kaart maak je een tweede kaart, bijvoorbeeld een koffiekaart naast een lunchkaart. Elke kaart heeft eigen stempels, een eigen beloning en een eigen adres. Je toestellen stempelen alle kaarten. Geef elke kaart een naam: die zien je klanten als je meer dan één kaart hebt.

Een tweede kaart kan met Pro. Elke kaart na de eerste kost €10 per maand.

Waar vind ik mijn kaarthouders?

Je kaarthouders staan in je klantenbestand, samen met je andere klanten. Klik in het menu links op Klantenbestand: je ziet dan de klanten die via de klantenkaart binnenkwamen. Bovenaan Walletmanagers zie je ook het aantal kaarthouders, en hoeveel nieuwe kaarten, stempels en ingewisselde beloningen er deze week bij kwamen.

Vinkt een klant Klant wil de nieuwsbrief aan, dan komt hij ook op je nieuwsbrieflijst.

Gratis of Pro: wat kost Walletmanagers?

Gratis krijg je één kaart, tot 50 kaarthouders, één toestel om te stempelen, de wallet, het bericht in de buurt en het automatische bericht Beloning klaar.

Walletmanagers Pro kost €19 per maand of €190 per jaar. Je krijgt dan onbeperkt kaarthouders en toestellen, de welkomstbon, vrienden uitnodigen, happy hour, berichten naar alle kaarthouders en alle automatische berichten. Een extra kaart kost €10 per maand of €100 per jaar. Walletmanagers Pro valt buiten de bundelkorting.

Je neemt Pro met Upgraden naar Pro in Walletmanagers, of bij Facturatie → Abonnement.

Wat gebeurt er boven de 50 kaarthouders?

Met de gratis kaart krijg je bij de 51e kaarthouder een e-mail en een melding in Walletmanagers. Nieuwe klanten kunnen zich daarna nog 14 dagen aanmelden. Daarna kunnen er geen nieuwe kaarthouders meer bij tot je naar Pro gaat. Bestaande kaarthouders blijven altijd stempelen.

Stop je met Pro, dan gaan de welkomstbon en vrienden uitnodigen uit. Je teksten en instellingen blijven bewaard, zodat ze met één vinkje terug zijn als je opnieuw Pro neemt.

Mijn klant is zijn kaart kwijt

Heeft de klant een e-mailadres opgegeven, dan vindt hij zijn kaart terug via het adres van je kaart: hij vult zijn e-mail in en krijgt een link. Je kunt de klant ook in de scanner opzoeken op voornaam, klantnummer of e-mail en zo stempelen. Een klant kan zijn kaart en stempels ook zelf verwijderen.

Waarom krijgt een klant geen stempel?

De scanner zegt waarom een stempel niet lukt:

• Vandaag al gestempeld — de daglimiet is bereikt.
• Beloning staat klaar — de kaart is vol: wissel eerst de beloning in.
• Buiten de openingsuren — het toestel stempelt alleen tijdens de openingsuren.
• De kaart is gepauzeerd — zet de kaart weer op Actief.
• Kaart niet herkend — scan opnieuw of zoek de klant op.
• Geen verbinding, probeer opnieuw — het toestel heeft geen internet.

Zegt de scanner dat de gratis kaart vol is, dan zitten er meer dan 50 kaarthouders op en is de termijn van 14 dagen voorbij. Met Pro kunnen er weer nieuwe klanten bij.