Privacy — Calmanagers (online afspraken)

Deze bijlage bij het Privacybeleid beschrijft wat er gebeurt met de gegevens van de mensen die via Calmanagers een afspraak boeken bij een van onze klanten: een zaak, een praktijk, een zelfstandige. In deze bijlage heet die klant "de zaak", en wie een afspraak maakt "de boeker".

1. Wie beslist wat

De agenda is van de zaak. Zij bepaalt welke diensten ze aanbiedt, welke gegevens ze vraagt, wat ze met een afspraak doet en of ze herinneringen of een reviewvraag stuurt: de zaak is verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren de boekpagina, de agenda en de mails, en verwerken de gegevens van boekers uitsluitend in haar opdracht: wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst.

Boekte je een afspraak en heb je een vraag over je gegevens — inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar? Richt je tot de zaak waar je boekte; haar naam en contactgegevens staan in je bevestigingsmail. Zie je toch liever ons: wij sturen je vraag door naar de betrokken zaak.

2. Wat wij bij een boeking vastleggen

Wat de boeker zelf invult — naam, e-mailadres, en als de boeker die geeft een telefoonnummer en een opmerking. Zette de zaak herinneringen per sms aan, dan vraagt de boekpagina een gsm-nummer.

De afspraak zelf — de gekozen dienst, het tijdstip, bij wie, de taal, en de stand ervan: bevestigd, geannuleerd door de boeker of door de zaak, wachtend op betaling.

Bij online betalen — of en hoeveel er betaald werd, en de verwijzing naar die betaling bij Stripe, zodat een terugbetaling mogelijk is. Kaartgegevens zien wij nooit: die gaan rechtstreeks naar Stripe.

Wat de zaak erbij noteert — de antwoorden op eigen vragen die de zaak aan het boekformulier toevoegde, of de boeker kwam opdagen ("niet gekomen"), en op een klantenfiche per e-mailadres een interne notitie en of die persoon nog online mag boeken. Die klantenfiche hoort bij het klantenbestand van de zaak (zie de bijlage Klanten). Die notitie ziet de boeker niet; de zaak beslist wat erin staat en blijft daarvoor verantwoordelijk. Wie in de laatste 12 maanden een aantal keer niet kwam (een grens die de zaak zelf kiest), kan niet meer online boeken en krijgt de vraag de zaak rechtstreeks te contacteren.

Een inschrijving op de nieuwsbrief — heeft de zaak een nieuwsbrief via Sendmanagers, dan toont de boekpagina een apart vinkje om je daarvoor in te schrijven. Het staat standaard uit en staat los van de afspraak: wie het niet aanvinkt, boekt gewoon. Vink je het aan, dan leggen wij als bewijs vast wanneer dat gebeurde, op welke boekpagina en met welke tekst het vinkje er stond, en — als de lijst om een bevestiging vraagt — wanneer je op de bevestigingslink klikte.

De verzonden berichten — of en wanneer de herinnering en de reviewvraag vertrokken, zodat niemand dezelfde mail of sms twee keer krijgt.

Tegen misbruik — bij het boeken controleert Cloudflare Turnstile of er een mens aan de andere kant zit, en wij tellen per IP-adres hoeveel boekingen er binnen het uur komen. Die teller staat alleen in het werkgeheugen van de server en vervalt na een uur; bij de boeking zelf, en bij een inschrijving op de nieuwsbrief, slaan wij geen IP-adres op.

3. Waarvoor de gegevens dienen

Doel	Grondslag
De afspraak vastleggen, bevestigen en tonen aan de zaak	Uitvoering van de overeenkomst tussen boeker en zaak
Een herinnering vóór de afspraak, per mail of sms	Uitvoering van die overeenkomst, of het gerechtvaardigd belang van de zaak om gemiste afspraken te vermijden — de zaak bepaalt dit
Annuleren via de persoonlijke link, en terugbetalen bij een betaalde afspraak	Uitvoering van die overeenkomst
Na de afspraak om een review vragen	Gerechtvaardigd belang van de zaak; de zaak beslist of ze dit aanzet
Een tijd na de laatste afspraak één herinnering sturen om opnieuw te boeken (terugkomherinnering), of — als de zaak een nieuwsbrief verstuurt via Sendmanagers — nieuws over gelijkaardige diensten	Toestemming van de boeker, of — als de boekpagina bij het boeken meldde dat zulke berichten kunnen komen en de boeker ze met een vinkje kon weigeren — het gerechtvaardigd belang van de zaak om een bestaande klant te contacteren over gelijkaardige diensten (soft opt-in). Elke mail heeft een afmeldlink; wie zich afmeldt, krijgt van deze zaak geen herinneringen of aanbiedingen meer
De nieuwsbrief van de zaak, als je het aparte nieuwsbriefvinkje aanvinkte	Toestemming van de boeker. Je trekt ze in met de afmeldlink in elke nieuwsbrief; de afspraak zelf blijft daarbij ongemoeid. Zie ook de bijlage Sendmanagers (nieuwsbrieven en automatische mails)
Misbruik van het boekformulier tegenhouden	Gerechtvaardigd belang van de zaak en van ons, om de dienst bruikbaar te houden

Wij gebruiken de gegevens van boekers niet voor onze eigen communicatie, verkopen ze aan niemand, combineren ze niet met die van een andere zaak, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Binnen dezelfde zaak komen ze samen met wat die zaak via haar andere diensten bij ons over dezelfde persoon bijhoudt, in één klantenbestand (zie de bijlage Klanten).

4. De koppeling met een externe agenda

Een zaak kan de agenda van haar medewerkers laten meetellen: rechtstreeks (Outlook, Google of Apple iCloud, na toestemming van de medewerker in het scherm van die aanbieder) of via de geheime iCal-link van die agenda. Wij gebruiken uit die agenda alleen het begin en het einde van afspraken, om die uren op de boekpagina te blokkeren. Bij Outlook vragen wij enkel begin, einde en of de afspraak als "bezet" staat; bij Google enkel de bezette tijden (geen afspraken zelf). Bij Apple en de iCal-link ontvangen wij de volledige agenda-inhoud, maar die verwerken wij alleen in het geheugen. Titels, beschrijvingen, deelnemers en locaties slaan wij nergens op; wat wij bewaren, zijn enkel bezette tijdsblokken.

Bij een rechtstreekse koppeling zetten wij een nieuwe boeking ook in die agenda (naam, e-mailadres, telefoonnummer en opmerking van wie boekte, de dienst en het tijdstip) en halen wij ze er weer uit bij een annulering, tenzij de zaak dat per agenda uitzet. Vanaf dan valt die kopie onder de voorwaarden van die aanbieder en de bewaartermijnen van de zaak.

De toegang zelf (de iCal-link, het app-specifieke wachtwoord van Apple, of de toegangssleutel van Outlook en Google) bewaren wij versleuteld zolang de koppeling bestaat; de zaak verwijdert ze met één klik, en kan de toegang ook bij de aanbieder zelf intrekken.

De andere richting — een feed waarmee de zaak haar afspraken in haar eigen agenda ziet — bevat wel naam en tijdstip van de boekers. Die feed staat achter een geheime link die alleen de zaak heeft.

5. Online afspraken met een videogesprek

Een zaak kan een dienst als videogesprek aanbieden. Het gesprek loopt dan op onze eigen videoserver (meet.marketingmanagers.be), bij onze hostingpartner in Duitsland. Er komt geen externe videodienst aan te pas.

Wat de boeker krijgt — een link naar onze wachtpagina, niet naar de videoserver zelf. Pas als het gesprek mag beginnen (vanaf tien minuten vóór de afspraak, en nadat de zaak het gesprek startte) geeft die pagina een kortlevend toegangsbewijs mee. Wie geen geldig bewijs heeft, komt niet binnen; een oude of doorgestuurde link opent na afloop niets meer.

Wat de videoserver ziet — de naam van de boeker en, als die bekend is, zijn e-mailadres, zodat de zaak weet wie er binnenkomt; een willekeurige kamernaam; en het IP-adres en de technische gegevens die nodig zijn om beeld en geluid door te geven. Beeld en geluid gaan versleuteld over de verbinding.

Wat er niet gebeurt — gesprekken worden niet opgenomen en niet bewaard: de server heeft geen opnamefunctie en geen databank. De chat in het gesprek verdwijnt wanneer het gesprek eindigt. Wij kijken of luisteren niet mee.

Nu vergaderen — vanaf het plan Plus kan de zaak ook zonder afspraak een kamer openen en de link doorgeven aan iemand die ze aan de lijn heeft. Die persoon vult bij het binnenkomen zelf een naam in; meer vragen wij niet. De link is hoogstens drie uur geldig.

Wie in het gesprek zijn camera of microfoon aanzet, beslist dat zelf. Neemt de zaak het gesprek zelf op met eigen software, dan is dat haar verantwoordelijkheid en moet ze de deelnemers vooraf verwittigen.

6. Wie er nog bij betrokken is

De zaak en haar medewerkers — de zaak ziet alle afspraken. Een medewerker bij wie geboekt werd en die een e-mailadres heeft in het team, krijgt een mail bij elke boeking en annulering. Wie van het team van de zaak Calmanagers mag openen, beslist de zaak zelf.

Mailverzending — bevestigingen, herinneringen, reviewvragen en meldingen aan de zaak vertrekken via onze mailleverancier.

Sms — staan herinneringen per sms aan, dan gaat het gsm-nummer en de tekst van de herinnering naar onze sms-aanbieder (Brevo, of Twilio). Koppelde de zaak een eigen Twilio-account, dan vertrekt de sms via dat account, onder de overeenkomst tussen de zaak en Twilio; Twilio is dan geen subverwerker van ons.

Online betalen — betaalt de boeker bij het boeken, dan gebeurt dat op het Stripe-account van de zaak. De zaak is daar zelf contractpartij; Stripe ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de betaling rechtstreeks, en is in die rol geen subverwerker van ons.

Robotcontrole — Cloudflare Turnstile, bij het boeken.

Videogesprekken — onze eigen videoserver, gehost bij Hetzner in Duitsland (zie punt 5).

Onze eigen dienstverleners staan met locatie en doorgiftegrond in de lijst Subverwerkers.

7. Hoelang wij bewaren

Wat	Hoelang
De gegevens van een boeking	Tot de bewaartermijn van de zaak na het tijdstip van de afspraak, daarna automatisch gewist
De klantenfiche (met interne notitie)	Tot de bewaartermijn van de zaak na de laatste afspraak van die persoon, daarna automatisch gewist. De zaak kan een fiche en alle afspraken ervan ook meteen wissen, bijvoorbeeld op vraag van de boeker
Een inschrijving op de nieuwsbrief van de zaak	Zolang je ingeschreven bent, ook na de bewaartermijn van je afspraken. Meld je je af, dan verdwijn je van de lijst en blijft alleen bewaard dát je je afmeldde, zodat je geen post meer krijgt (zie de bijlage Sendmanagers (nieuwsbrieven en automatische mails))
Videogesprekken	Niet bewaard: niets wordt opgenomen, en de toegangsbewijzen vervallen na het gesprek
Bezette tijdsblokken uit een gekoppelde agenda	Alleen zolang ze nodig zijn om de boekpagina te berekenen; ze worden telkens vervangen door de nieuwste stand
Bij beëindiging van het account van de zaak	Verwijderd binnen dertig dagen, net als de rest van haar klantinhoud

De bewaartermijn kiest de zaak: 12, 24, 36 of 60 maanden, standaard 24. Ze staat onder het boekformulier, en ons systeem dwingt ze af. Wil de zaak gegevens langer bijhouden, bijvoorbeeld voor haar boekhouding, dan doet ze dat in haar eigen systemen.

8. Je rechten

Als boeker zie en annuleer je je afspraak via de persoonlijke link in je bevestigingsmail. Voor al je andere rechten richt je je tot de zaak (zie punt 1). Als zaak vind je je rechten en de onze in de Verwerkersovereenkomst.

Vragen over deze bijlage: mail@matixs.com.