Privacy — Mailmanagers Outlook-add-in
Deze bijlage bij het Privacybeleid beschrijft welke gegevens de Outlook-add-in "Mailmanagers — Auto Signature" verwerkt. De add-in wordt uitgegeven door Matixs.com BV, Guido Gezellelaan 127, 2870 Puurs-Sint-Amands, btw BE 0466 170 320.
De add-in voegt de e-mailhandtekening die je zelf in Mailmanagers aanmaakte automatisch in, in Microsoft Outlook voor desktop, Mac, web en mobiel.
1. Welke gegevens de add-in verwerkt
Microsoft 365-toegangstoken (SSO). Bij het openen van de add-in vraagt het taakvenster via Office.context.auth.getAccessTokenAsync() een toegangstoken op bij Microsoft 365. Wij sturen dat token naar onze server om via Microsoft Graph (/me) je e-mailadres op te halen, uitsluitend om je te koppelen aan je bestaande Mailmanagers-account. Na die validatie bewaren wij het token niet.
Mailmanagers-sessietoken. Na een geslaagde koppeling krijg je een sessietoken van ons. Dat wordt bewaard in Office.context.roamingSettings, die Microsoft 365 tussen je eigen apparaten synchroniseert, zodat je niet bij elk nieuw bericht opnieuw moet aanmelden.
Je handtekeningen. De lijst met handtekeningen en de HTML van de actieve handtekening halen wij op bij /api/extension/me, in hetzelfde geauthenticeerde verzoek. Buiten de Outlook-omgeving houden wij daar geen kopie van bij.
2. Welke gegevens de add-in níét verwerkt
- de inhoud van je e-mails, niet vóór, niet tijdens en niet na verzending;
- de namen of e-mailadressen van de mensen aan wie je schrijft;
- je andere berichten, je agenda, je contacten of je bestanden;
- je browsegeschiedenis of andere geopende toepassingen;
- analytics, advertentiepixels of trackers van derden;
- telemetrie of gebruiksstatistieken.
De add-in vraagt geen enkele toestemming die verder gaat dan wat nodig is om je eigen handtekening in je eigen uitgaande berichten te plaatsen.
3. Waar je gegevens staan
In je eigen Microsoft 365-account (roamingSettings) — die verdwijnen wanneer je de add-in uit Outlook verwijdert.
Op onze servers in Duitsland (Hetzner), waar je Mailmanagers-gegevens sowieso al staan. De bewaartermijnen uit het Privacybeleid gelden onverkort.
4. Delen met derden
Wij delen deze gegevens met niemand. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
De uitwisseling met Microsoft 365 gebeurt rechtstreeks tussen je Outlook-installatie en Microsoft, onder het privacybeleid van Microsoft.
5. Je gegevens verwijderen
Verwijder de add-in uit Outlook — dan verdwijnen de roamingSettings mee. Wil je bovendien je Mailmanagers-gegevens laten wissen, dan verwijder je je account of vraag je het aan via mail@matixs.com.
6. Je rechten
De rechten uit punt 9 van het Privacybeleid gelden ook hier: inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Vraag het aan via mail@matixs.com.