Calmanagers — voorwaarden voor online afspraken

Deze bijlage bij de Algemene voorwaarden geldt wanneer je met Calmanagers je klanten online laat boeken. Ze vult de algemene regels aan; waar ze afwijkt, heeft ze voorrang voor dit product.

1. Wat Calmanagers doet

Calmanagers geeft je een boekpagina waarop je klanten zelf een afspraak maken, op basis van de diensten, medewerkers en uren die jij instelt. Wij tonen welke momenten vrij zijn, leggen de afspraak vast, sturen de bevestiging en — als jij dat aanzet — een herinnering en een reviewvraag. Je kunt de agenda van je medewerkers laten meetellen, je afspraken in je eigen agenda tonen, de boekpagina op je website zetten en je klanten online laten betalen via je eigen Stripe-account.

Wij leveren het gereedschap. De afspraak zelf, en alles wat je daarbij belooft, is een zaak tussen jou en je klant.

2. Waarvoor jij instaat

• Je diensten en je prijzen. Wat je aanbiedt, hoe lang het duurt, wat het kost en wat je op de boekpagina belooft, bepaal jij. Zorg dat het klopt; wij controleren het niet.
• Je annuleringsbeleid. Je kiest zelf tot wanneer een klant kosteloos annuleert. Wat er gebeurt na die termijn — of je iets aanrekent, of je een afspraak verplaatst — regel jij met je klant.
• Je terugbetalingen. Bij een betaalde afspraak stort ons systeem automatisch terug wanneer de klant binnen de termijn annuleert, of wanneer jij de afspraak annuleert. Lukt dat niet, dan staat dat bij de afspraak en betaal je zelf terug in Stripe. Terugbetalingen buiten die automatische gevallen doe je zelf.
• Je wettelijke plichten tegenover je klanten, zoals prijsaanduiding en, waar het van toepassing is, informatie over herroeping.
• De gegevens van je boekers. Voor de gegevens van wie bij je boekt ben jij verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerker, volgens de Verwerkersovereenkomst en de bijlage Privacy — Calmanagers.

3. Online betalen loopt via jouw Stripe-account

Om online betalen te gebruiken, maak je in je eigen Stripe-account een beperkte sleutel en geef je die aan ons. De betaling gebeurt dan op jouw account, onder de overeenkomst tussen jou en Stripe. Wij zijn geen partij bij die overeenkomst, komen niet aan het geld en rekenen er geen commissie op. Kosten die Stripe aanrekent, betaal jij aan Stripe.

Wij gebruiken je sleutel uitsluitend om betaalpagina's voor je boekingen te maken en om terug te betalen bij een annulering. Je kunt de sleutel op elk moment loskoppelen of in Stripe intrekken; je diensten gaan dan terug naar betalen ter plaatse.

Een geboekt uur blijft 35 minuten vastgehouden tot de betaling binnen is. Komt ze niet, dan vervalt de boeking en komt het uur weer vrij.

4. Sms

Herinneringen per sms vertrekken via ons platformaccount, aan 3 credits per sms, afgehouden van het tegoed van je bedrijf. Is je tegoed op, dan vertrekt die sms niet en wordt ze ook later niet opnieuw geprobeerd; de herinnering per mail, als die aan staat, gaat wel. Koppel je een eigen Twilio-account, dan vertrekken de sms'en via dat account en betaal je Twilio rechtstreeks, onder jouw overeenkomst met hen.

5. Externe agenda's

Koppel je Outlook, Google of Apple rechtstreeks, dan vragen wij die agenda live op wanneer een klant uren bekijkt en opnieuw op het moment van boeken, en zetten wij de boeking er zelf in. Gebruik je de geheime iCal-link, dan bepaalt de aanbieder van die agenda hoe snel een wijziging bij ons zichtbaar wordt, niet wij: Google ververst die link met vertraging, soms enkele uren. Omgekeerd ververst Google een geabonneerde agenda pas na een tijd, tot een halve dag. De koppeling met die aanbieders gaat jij of je medewerker zelf aan; hun voorwaarden gelden rechtstreeks tussen jullie en hen.

Is een externe agenda tijdelijk onbereikbaar, dan rekenen wij met de laatste stand die we wel konden lezen.

6. Geen garantie tegen dubbele boekingen

Binnen Calmanagers zelf kan hetzelfde uur niet twee keer geboekt worden. Maar een afspraak die je in een externe agenda zette en die door de vertraging uit punt 5 nog niet bij ons zichtbaar is, kan samenvallen met een boeking via je boekpagina. Wij geven daar geen garantie tegen en zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen. Moet een moment zeker geblokkeerd zijn, pas dan ook je uren in Calmanagers aan.

7. Beschikbaarheid

Voor de beschikbaarheid van de boekpagina gelden de Algemene voorwaarden en de Service Level Agreement. Mails en sms'en hangen mee af van de ontvangende kant — een vol postvak, een spamfilter, een gsm die uit staat. Wij sturen ze; dat ze gelezen worden, kunnen wij niet garanderen. Een herinnering die niet aankwam, is geen grond om een afspraak als niet geboekt te beschouwen.

8. Gegevens van boekers

Wat wij bij een boeking vastleggen, waarvoor en hoelang, staat volledig in de bijlage Privacy — Calmanagers. Kort: de gegevens dienen voor de afspraak zelf, en na de bewaartermijn die je zelf kiest (12, 24, 36 of 60 maanden na de afspraak, standaard 24) zijn ze automatisch gewist.

9. Videogesprekken

Bied je een dienst aan als videogesprek, of open je vanaf het plan Plus een kamer met Nu vergaderen, dan loopt het gesprek op onze eigen videoserver. Wij nemen niets op en bewaren niets van het gesprek. Wat er in het gesprek gezegd of getoond wordt, is een zaak tussen jou en je klant. Neem je een gesprek zelf op met eigen software, dan verwittig je de deelnemers vooraf en ben jij daarvoor verantwoordelijk.

Een videogesprek hangt af van de verbinding, de browser en de camera en microfoon aan beide kanten. Wij garanderen niet dat elk netwerk verbindt; lukt het niet, spreek dan een andere manier af met je klant. Voor de beschikbaarheid van de videoserver gelden de Algemene voorwaarden en de Service Level Agreement.