Checkoutmanagers — voorwaarden voor de kassa

Deze bijlage bij de Algemene voorwaarden geldt wanneer je met Checkoutmanagers afrekent met je klanten: in je zaak, aan de toog, op de markt. Ze vult de algemene regels aan; waar ze afwijkt, heeft ze voorrang voor dit product.

1. Wat Checkoutmanagers doet

Checkoutmanagers is een kassa in je browser. Je rekent er diensten en producten mee af, maakt een genummerd ticket, stuurt dat ticket als je wil per mail naar je klant, en sluit je dag af. Afhankelijk van je plan houd je er ook je kasboek mee bij, verkoop en wissel je waardebonnen in, stuur je de betaling naar een betaalterminal, druk je af op een bonprinter met geldlade, en zet je stempels op de klantenkaart van Walletmanagers.

Wij leveren het gereedschap. Wat je verkoopt, aan welke prijs en met welke btw, en hoe je dat in je boekhouding verwerkt, beslis en verantwoord jij.

2. Geen geregistreerd kassasysteem

Checkoutmanagers is geen geregistreerd kassasysteem (GKS) in de zin van de Belgische regels over de zogenaamde witte kassa, en ook geen gecertificeerde fiscale kassa in een ander land. Valt je zaak onder de plicht om zo'n systeem te gebruiken, dan vervangt Checkoutmanagers dat niet. Of die plicht op jou van toepassing is, ga je zelf na, eventueel met je boekhouder.

3. Waarvoor jij instaat

Je prijzen en je btw-tarieven. Je kiest per dienst en per product het btw-tarief. Wij rekenen met wat jij instelt en controleren niet of het tarief juist is.
Je boekhouding. Tickets, dagafsluitingen, rapporten en het kasboek zijn hulpmiddelen. Ze vervangen je boekhouding niet. Kijk ze na, en bezorg je boekhouder wat hij nodig heeft; in de betaalde plannen kan je de gegevens als CSV downloaden.
Je bewaarplicht. De wet verplicht je om je boekhoudkundige stukken een aantal jaren te bewaren. Wij bewaren je tickets en je kasboek zolang je account bestaat (zie punt 9), maar wij zijn niet je archief: download wat je moet bewaren, zeker voor je je account opzegt.
Wat er aan je kassa gebeurt. Wie van je team aan de kassa mag, beslis jij met de teamrechten. Wat iemand met zijn eigen login aan je kassa doet, rekenen wij aan jouw account toe.
De gegevens van je klanten. Geef je bij een ticket een naam of e-mailadres in, dan ben jij voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerker, volgens de Verwerkersovereenkomst en de bijlage Privacy — Checkoutmanagers.

4. Tickets en kasboek

Tickets krijgen een doorlopend nummer per jaar. Een ticket kan je annuleren, maar niet wissen: het geannuleerde ticket blijft zichtbaar, zodat je spoor klopt. Hetzelfde geldt voor je kasboek: een gesloten dag pas je niet meer aan, je boekt een correctie met een reden, en ook die blijft staan.

Wij doen ons best om elke berekening juist te maken. Merk je een fout in een bedrag, een btw-berekening of een rapport, meld het ons dan meteen; wij herstellen de oorzaak. Voor de gevolgen van een fout die je had kunnen opmerken bij het nakijken van je tickets of je dagafsluiting, geldt de aansprakelijkheidsregeling van de Algemene voorwaarden.

5. Betaalterminals

Een betaalterminal koppel je met je eigen account bij Viva of Mollie. De kaartbetaling gebeurt op dat account, onder de overeenkomst tussen jou en die aanbieder. Wij sturen alleen het bedrag en een referentie naar de terminal en lezen het resultaat terug. Wij zijn geen partij bij die overeenkomst, komen niet aan het geld en rekenen er geen commissie op. Kosten die de aanbieder aanrekent, betaal jij aan hen.

Kaartgegevens komen nooit bij ons: ze blijven tussen de terminal en de aanbieder. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken in Instellingen, of de sleutel bij de aanbieder intrekken.

Meldt de terminal geen resultaat, bijvoorbeeld omdat de verbinding wegvalt, dan kijk je in het account van de aanbieder of de betaling gelukt is voor je het ticket opnieuw afrekent.

6. Bonprinters, geldlade en scanners

Een netwerkbonprinter van Epson (Server Direct Print) of Star (CloudPRNT) haalt zijn tickets zelf bij ons op via een geheime link. Wie die link heeft, kan de afdrukopdrachten van je kassa ophalen: geef hem niet door, en maak een nieuwe als hij toch uitlekt. Andere printers gebruik je via het afdrukvenster van je browser. Een geldlade gaat open via de printer; een scanner werkt als toetsenbord.

Wij testen met de toestellen die wij noemen, maar wij garanderen niet dat elk model en elke firmware werkt. Een printer die niet afdrukt, maakt een ticket niet ongeldig: het ticket staat altijd in je kassa en kan opnieuw afgedrukt of gemaild worden.

7. Waardebonnen

Met waardebonnen verkoop je een bedrag, een dienst of een beurtenkaart vooraf, aan de kassa of online.

De bon is een belofte van jou aan wie hem koopt of krijgt. Jij levert de dienst of het product waarvoor hij staat, ook als je intussen een ander plan neemt: inwisselen blijft altijd mogelijk.
Geldigheid. Een bon is minstens 24 maanden geldig; je kunt een langere termijn kiezen. Zorg dat de geldigheid voldoet aan de regels die voor jou gelden.
Btw. Een bon voor een bedrag is bij verkoop niet belast; de btw volgt bij het inwisselen. Een bon voor een welbepaalde dienst of een beurtenkaart draagt de btw van die dienst bij verkoop. Wij rekenen zo, maar jij blijft verantwoordelijk voor je btw-aangifte.
Online verkopen gebeurt via je eigen Stripe-account, gekoppeld via Stripe Connect. Voor die betalingen geldt de bijlage Webshop, punt 4.
Code. De code op de bon is de bon. Wie de code heeft, kan hem inwisselen. Blokkeer een bon die verloren of gestolen is meteen in je kassa.

8. Klantenkaart

In het plan Pro herkent de kassa de kaarthouder van je klantenkaart (Walletmanagers) en zet ze na het afrekenen automatisch een stempel. De klantenkaart zelf, de stempels en de beloningen leven in Walletmanagers; daarvoor gelden de regels van Walletmanagers. Een beloning die je aan de kassa inwisselt, staat op het ticket.

9. Bewaren en beëindigen

Tickets, kasboek, dagafsluitingen en bonnen bewaren wij zolang je account bestaat. De naam en het e-mailadres van een klant op een ticket of bon worden wel gewist volgens de bewaartermijn van je klantenbestand (zie de bijlage Privacy — Klanten); het ticket zelf blijft, zonder die gegevens.

Zeg je je account op, dan verwijderen wij je kassagegevens binnen dertig dagen, zoals de rest van je klantinhoud. Download ze vooraf. Openstaande waardebonnen blijven jouw verplichting tegenover je klanten, ook nadat je account weg is.

10. Beschikbaarheid

De kassa werkt via het internet. Valt je verbinding weg, of zijn wij of een aanbieder van een terminal tijdelijk onbereikbaar, dan kan je niet afrekenen via Checkoutmanagers. Voorzie daarom een manier om in zo'n geval toch te verkopen, en voer die verkopen nadien in. Voor onze beschikbaarheid gelden de Algemene voorwaarden en de Service Level Agreement.