Je eigen agenda koppelen (Google, Outlook, Apple)

Een online agenda werkt pas als hij weet wanneer je níet kunt. Onder Koppelingen verbind je Calmanagers in twee richtingen met de agenda die je al gebruikt: wat in je eigen agenda staat, blokkeert uren op je boekpagina; en wat er geboekt wordt, verschijnt in je eigen agenda.

Je eigen agenda laten meetellen

Per persoon staan er vier knoppen: Outlook, Google, Apple en iCal-link. Kies als het kan een directe koppeling (Outlook, Google of Apple): die kijkt live na of je vrij bent en zet nieuwe afspraken meteen in je agenda. De iCal-link is de terugvaloptie: alleen lezen, en met vertraging.

Outlook

Werkt voor Microsoft 365 én voor een persoonlijk Outlook.com-account. Je logt in bij Microsoft en geeft toestemming. Daarna kijkt Calmanagers live na of je vrij bent: als de boekpagina de uren toont, en nog eens op het moment dat iemand boekt. Elke nieuwe afspraak zet het meteen in je Outlook-agenda; een annulering haalt ze er weer uit.

Afspraken die je in Outlook als "Beschikbaar" of "Vrij" markeerde, tellen niet als bezet.

Google

Werkt op dezelfde manier: Calmanagers leest je Google Agenda live en zet nieuwe afspraken erin. De knop verschijnt pas zodra Google onze toegang heeft goedgekeurd. Zie je hem nog niet, gebruik dan voorlopig de iCal-link.

Apple (iCloud)

Je vult je Apple ID in en een app-specifiek wachtwoord. Dat maak je aan op appleid.apple.com → Inloggen en beveiliging → App-specifieke wachtwoorden. Je gewone Apple-wachtwoord werkt hier niet, en dat is bewust: een app-specifiek wachtwoord kun je altijd apart intrekken.

Calmanagers leest al je iCloud-agenda's live en zet nieuwe afspraken in je eerste agenda.

iCal-link

Je plakt de geheime iCal-link van je agenda. Wat daarin staat, blokkeert die uren op de boekpagina. Herhalende afspraken en uitzonderingen daarop tellen mee. Afspraken die je als "beschikbaar" of "vrij" markeerde, blokkeren niets.

Waar vind je die link?

• Google Agenda — Instellingen → klik links op je agenda → Agenda integreren → Geheim adres in iCal-indeling.
• Outlook — Instellingen → Agenda → Gedeelde agenda's → Een agenda publiceren → kopieer de ICS-link.
• Apple iCloud — open de Agenda-app, deel de agenda als openbare agenda en kopieer de link die met webcal:// begint.

Deze link geeft toegang tot je agenda zonder wachtwoord. Plak hem alleen hier en geef hem aan niemand anders.

Een iCal-link wordt alleen gelezen: afspraken komen er niet in. En hij loopt achter. Vooral Google ververst die geheime link soms pas na enkele uren, dus een afspraak die je net in Google Agenda zette, kan nog even boekbaar lijken op je boekpagina. Moet er dringend iets geblokkeerd worden, pas dan ook je uren in Calmanagers aan.

Wat je verder ziet

• Bij elke gekoppelde agenda (behalve de iCal-link) staat het vinkje Afspraken erin zetten. Het staat standaard aan. Zet je het uit, dan leest Calmanagers die agenda alleen nog.
• Je koppelt tot 5 agenda's per persoon, bijvoorbeeld een werkagenda en een privéagenda.
• Een groene stip betekent dat het nakijken de laatste keer gelukt is. Een oranje stip betekent dat het de laatste keer niet lukte; Calmanagers rekent dan met de vorige stand.

Wat we lezen

Bij de directe koppelingen lezen we alleen wanneer je bezet bent, geen titels of inhoud van je afspraken. We bewaren alleen de bezette tijdsblokken.

Je afspraken in je eigen agenda

Koppel je Outlook, Google of Apple rechtstreeks, dan heb je dit niet nodig: Calmanagers zet je afspraken er dan al zelf in.

De andere richting: onder Koppelingen staat ook een feed-link (…/api/agenda-feed/<geheim>.ics). Die voeg je toe in Google, Outlook of Apple via agenda toevoegen via URL — de naam verschilt per programma, maar het werkt overal hetzelfde. Daarna verschijnen nieuwe en geannuleerde afspraken vanzelf in je eigen agenda.

Ook hier is Google traag: geabonneerde agenda's worden er pas na een tijd ververst, tot een halve dag. De mail die je bij elke boeking krijgt, komt meteen; de feed volgt later.

Deel deze link met niemand: wie hem heeft, ziet je afspraken met de namen van je klanten.