Calmanagers: je online agenda en je boeklink

Met Calmanagers boeken je klanten zelf een afspraak, op een moment dat jij vrij bent. Geen heen-en-weer gemail over "past dinsdag?", en geen afspraken die je vergeet in te tikken: wat geboekt is, staat in je agenda.

Je opent Calmanagers via de tegel op je dashboard of via het icoon in de zijbalk. Alles staat op één pagina met zes tabbladen: Afspraken, Diensten, Team, Uren, Koppelingen en Instellingen.

Bij je eerste bezoek werkt het al

Je hoeft niets in te stellen voor je kunt starten. De eerste keer staat er een werkende agenda klaar:

• één persoon: jijzelf, als eigenaar;
• uren: maandag tot vrijdag van 9 tot 12 en van 13 tot 17;
• één dienst: Kennismaking, 30 minuten.

Zo zie je meteen hoe een klant boekt, en pas je daarna aan wat niet klopt. Begin meestal met de uren en de dienst: die bepalen wat een klant te zien krijgt.

Je boeklink

Bovenaan staat je boeklink, in de vorm …/b/<naam>. Met Kopieer zet je hem op je klembord, met Openen zie je de boekpagina zoals een klant ze ziet. Doe dat laatste één keer zelf: boek een afspraak bij jezelf en kijk welke mails er aankomen.

Zet de link waar je klanten je zoeken: op je website, in je mails, in je berichten op sociale media. Wil je de boekpagina ín je website tonen, lees dan Calmanagers op je eigen website.

De boekpagina toont het logo en de merkkleur die bij Branding staan. Staan die er nog niet, vul ze dan eerst in: een klant boekt makkelijker als hij ziet dat hij bij de juiste zaak zit.

Wat er gebeurt als iemand boekt

• De klant krijgt een bevestigingsmail met een agenda-uitnodiging (een .ics-bestand) en een link om zijn afspraak te bekijken of te annuleren.
• Jij krijgt een mail bij elke boeking en wanneer een klant annuleert. Heeft de persoon bij wie geboekt werd een eigen e-mailadres in het team, dan krijgt die de mail ook.
• De afspraak verschijnt onder Afspraken.

Instellingen die je best even nakijkt

Onder Instellingen bepaal je:

• de link (het stukje na /b/);
• de taal van de boekpagina en van de mails aan je klanten — een van de zes talen;
• de tijdzone;
• hoeveel tijd er minimum vooraf moet zijn, zodat niemand een uur boekt dat binnen tien minuten begint;
• tot hoeveel dagen vooruit er geboekt kan worden;
• een welkomstekst bovenaan de boekpagina;
• of de agenda aan of uit staat.

Herinneringen, annuleren en de reviewvraag staan ook bij Instellingen; die worden uitgelegd in Herinneringen, annuleren en reviewvraag.

Wie in je team erbij mag

Bij de teaminstellingen van de hub zet je per lid aan of uit of hij Calmanagers mag openen, net zoals bij de andere managers.

Gegevens van wie boekt

Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens van wie bij je boekt (naam, e-mail, telefoon, opmerking); wij verwerken ze in jouw opdracht. Boekingsgegevens worden 12 maanden na de afspraak automatisch gewist. Het boekformulier heeft een robotcontrole en een rem per IP-adres, zodat niemand je agenda vol kan laten lopen met nepafspraken.