Online afspraken met een videogesprek

Niet elke afspraak hoeft ter plaatse. Een kennismaking, een adviesgesprek of een opvolging kan ook online. Calmanagers maakt dan bij elke boeking een eigen videogesprek aan: de klant krijgt de link in zijn mails, jij start het gesprek vanuit je agenda. Er is geen ander programma nodig, en het kan in elk plan.

Een dienst op videogesprek zetten

1. Open Diensten en kies Bewerken bij de dienst, of maak een Nieuwe dienst.
2. Kies bij Waar vindt de afspraak plaats? de optie met het videogesprek.
3. Bewaar.

Wil je dezelfde dienst zowel in de zaak als online aanbieden, gebruik dan Kopiëren: je krijgt een kopie van de dienst met (kopie) achter de naam. Zet die op videogesprek, pas eventueel naam, prijs of duur aan, en bewaar. De klant kiest dan zelf welke van de twee hij boekt.

Op je boekpagina staat online bij de dienst, en de klant ziet de uren in zijn eigen tijdzone.

Wat de klant krijgt

Elke afspraak krijgt een eigen gesprekslink. Die staat:

• in de bevestigingsmail en de herinnering, als knop Deelnemen aan het videogesprek, met de link eronder om te kopiëren;
• in de agenda-uitnodiging, op de plaats van het adres;
• op de pagina waar de klant zijn afspraak bekijkt, met de knop Naar het gesprek.

De link opent een wachtpagina met de naam van je zaak, de dienst, wie het gesprek doet en wanneer. Vanaf Plus staan daar ook je logo en je merkkleur.

• Te vroeg? De pagina zegt om hoe laat het gesprek begint. Vanaf 10 minuten vooraf kan de klant deelnemen; de pagina werkt zichzelf bij.
• Op tijd: de klant klikt op Deelnemen. Heb jij het gesprek nog niet gestart, dan komt hij in de wachtkamer en gaat hij vanzelf verder zodra jij start.
• Voorbij of geannuleerd: de pagina zegt dat er geen gesprek (meer) is. Tot 30 minuten na het einde van de afspraak kan de klant nog binnen.

De klant hoeft niets te installeren en geen account te maken. Hij geeft zijn browser toegang tot camera en microfoon. Vóór hij binnengaat, ziet hij zichzelf en kan hij kiezen welke camera en microfoon hij gebruikt.

Het gesprek starten

Bij een online afspraak staat de knop Videogesprek starten:

• onder Afspraken, naast de afspraak;
• in de Planning, als je op de afspraak klikt.

De knop verschijnt 30 minuten vóór de afspraak en blijft tot 2 uur na het einde. Het gesprek opent in een nieuw tabblad. Jij bent de gespreksleider; de klant die in de wachtkamer zat, komt meteen binnen.

Veilig en privé

• Het gesprek loopt over onze eigen videoserver in de EU, niet via een externe dienst.
• Niets wordt opgenomen of bewaard.
• De link werkt alleen rond het tijdstip van de afspraak. Een oude link of een geannuleerde afspraak opent geen gesprek meer.
• Alleen jij kunt het gesprek leiden; de klant is deelnemer.

Verplaats je een online afspraak, dan blijft de link dezelfde en geldt hij voor het nieuwe uur.