De planning, klantenfiches en niet-gekomen klanten

Wie de hele dag klanten ontvangt, wil in één oogopslag zien wie wanneer bij wie zit. Daarvoor is het tabblad Planning: een kolom per persoon, zoals in de software van een kapsalon of een praktijk. Je opent het als eerste tabblad in Calmanagers. Planning, klantenfiches en de CSV-knoppen werken in elk plan.

Wat je ziet

• Kies bovenaan Dag of Week, blader met de pijlen, of spring terug naar Vandaag. In de dagweergave staan de personen naast elkaar; in de weekweergave eerst de dag, met de personen eronder.
• Elke afspraak heeft de kleur van haar dienst. Die kies je per dienst bij Kleur in de planning.
• Een wereldbolletje achter de naam betekent dat de klant zelf online boekte.
• Grijs is buiten de uren van die persoon. Donkerder grijs is wat in zijn gekoppelde agenda staat.
• Een afspraak die nog op betaling wacht, staat bleker en kun je niet verslepen.

Verplaatsen door te slepen

Sleep een afspraak naar een ander uur, of naar de kolom van een andere persoon. Trek je de onderrand omlaag of omhoog, dan wijzig je de duur.

Verandert het uur, dan vraagt de planning eerst of de klant een mail mag krijgen met het nieuwe uur. Zeg je nee, dan blijft alles zoals het was. Een afspraak kan niet over een andere afspraak of een afwezigheid van dezelfde persoon heen.

Zelf een afspraak inplannen

Iemand belt of loopt binnen? Klik op een leeg vak, of selecteer een stuk in de kolom van de juiste persoon. Kies Afspraak en vul in:

• Dienst, Uur en Duur;
• Naam — begin te typen om een bestaande klant te zoeken op naam, e-mail of telefoon;
• E-mail en Telefoon — niet verplicht; zonder e-mailadres komt er geen klantenfiche en vertrekken er geen mails;
• Notitie bij de afspraak;
• Bevestiging mailen naar de klant — vink uit als de klant geen mail hoeft.

Is de dienst een afspraakpakket, dan kies je de opties zoals de klant dat op de boekpagina doet; de duur volgt vanzelf. Is het een afspraak bij de klant, dan vul je ook het Adres van de klant in, zodat de reistijd meetelt.

Een afspraak die je zelf inplant, mag buiten je gewone uren vallen en telt niet mee voor de 50 online boekingen per maand van het gratis plan.

Afwezig of pauze

Klik op een leeg vak en kies Afwezig of pauze. Vul Van en Tot in, en eventueel een Reden (alleen voor jou), zoals verlof, opleiding of middagpauze. Een week verlof is één blok.

In die periode kunnen klanten niet online boeken bij die persoon. Staan er al afspraken, dan meldt de planning hoeveel; die verplaats of annuleer je zelf. Een afwezigheid kun je verslepen zoals een afspraak, en klik je erop, dan kun je ze Wissen.

Een afspraak aanklikken

Je ziet de klant, de dienst, het adres bij een afspraak bij de klant, de notitie en of de afspraak Online geboekt of Zelf ingepland is. Daaronder:

• Bij wie — zet de afspraak bij een andere persoon (alleen met meer dan één persoon in je team);
• Videogesprek starten — bij een online afspraak, zie Online afspraken met een videogesprek;
• Afrekenen — opent de afspraak in de kassa;
• Klantenfiche — opent de fiche van de klant;
• Niet gekomen of Toch gekomen — zodra de afspraak begonnen is;
• Annuleren — voor een afspraak die nog moet komen; de klant krijgt een mail.

Niet gekomen

Kwam een klant niet opdagen, duid de afspraak dan aan als Niet gekomen, in de planning of onder Afspraken. Vergist? Klik op Toch gekomen. Wie niet kwam, krijgt geen reviewvraag.

Onder Instellingen, bij Te vaak niet gekomen, kies je wat er daarna gebeurt: Iedereen mag online blijven boeken, of niet meer online na 1, 2, 3 of 5 keer niet komen. Dat telt over de laatste 12 maanden. Zo'n klant ziet op de boekpagina dat hij je rechtstreeks moet contacteren. Bellen of binnenlopen kan nog altijd: jij plant hem dan zelf in.

De klantenfiche

Wie boekt, krijgt vanzelf een fiche onder Klanten. Zoek op naam, e-mail of telefoon. In de lijst zie je per klant hoeveel afspraken hij had, hoe vaak hij niet kwam en wanneer hij laatst langskwam.

Op de fiche:

• naam en telefoon, die je kunt aanpassen;
• een Interne notitie — bijvoorbeeld een kleurformule of een voorkeur. Alleen jij en je team zien ze, nooit de klant;
• Voorschot voor deze klant — volgens de regel in je instellingen, altijd, of nooit. Zie Afspraakpakketten, categorieën en voorschot;
• Niet meer online laten boeken — de boekpagina vraagt deze klant dan om je rechtstreeks te contacteren;
• alle afspraken, ook geannuleerde en gemiste, met de antwoorden op je eigen vragen.

Met Afdrukken krijg je de fiche op papier: naam, contact, notitie en afspraken. Wissen haalt de klant overal weg, met al zijn afspraken; kassatickets blijven voor je boekhouding, zonder naam en e-mailadres. Doe dat als een klant erom vraagt. Heeft hij nog een afspraak gepland, annuleer die dan eerst.

Werk je ook met het klantenbestand van de hub, dan brengt Volledige klantenfiche → je naar dezelfde klant daar. Zie Klanten: één fiche per klant, over al je managers heen.

Importeren en exporteren (CSV)

Kom je van een ander agendaprogramma of heb je een Excel-lijst, dan laad je die in met Importeren (CSV). De knoppen staan op twee plaatsen:

• onder Klanten — er moet een kolom met e-mailadressen zijn (bovenaan bijvoorbeeld "email"). Per e-mailadres wordt een bestaande fiche aangevuld, of komt er een nieuwe. Rijen zonder geldig e-mailadres worden overgeslagen;
• onder Diensten — er moet een kolom "naam" zijn. Een dienst met dezelfde naam wordt bijgewerkt, een nieuwe wordt aangemaakt. Laat je plan niet meer actieve diensten toe, dan komen de extra diensten binnen als uit.

Na het inladen zie je hoeveel er nieuw, bijgewerkt en overgeslagen zijn. Een bestand mag hoogstens 3 MB en 10.000 rijen tellen.

Exporteren (CSV) geeft je de lijst als bestand. Handig om eerst te exporteren: dan zie je meteen welke kolommen een import verwacht.