Pakketten met je hele team, wachttijd en middelen

Shampoo, snit en brushing om 10 uur: Sofie doet de snit, maar om 10u40 heeft ze al een klant. Lien heeft net een kwartier vrij. Dan kan de afspraak toch: de brushing gaat naar Lien. Calmanagers zoekt die verdeling zelf, voor elk uur dat de klant ziet. Met middelen houdt de agenda ook rekening met je wasbakken, stoelen of cabines.

Alles hieronder kan in elk plan. Een team van meer dan één persoon heb je vanaf Plus.

Een optie uit een bestaande dienst

In een afspraakpakket (zie Afspraakpakketten, categorieën en voorschot) kies je bij elke optie bovenaan:

• Eigen optie — zoals vroeger: je vult zelf de duur, de inwerktijd, de prijs en het voorschot in;
• een bestaande dienst, bijvoorbeeld Snit dames.

Bij een bestaande dienst komen de duur, de pauze ervoor en erna, de prijs en de middelen uit die dienst. Pas je later de prijs van Snit dames aan, dan volgt het pakket vanzelf. Je vult alleen nog de Inwerk-tijd in, en eventueel een Voorschot. Een eigen naam mag; laat je het veld leeg, dan ziet de klant de naam van de dienst.

Wie dat deel mag doen, volgt ook uit de dienst: wie bij Wie doet deze dienst? staat. Bij een eigen optie is dat wie het pakket zelf doet.

Een dienst die je niet online boekbaar maakte, kan wel in een pakket. Handig voor een brushing die je alleen samen met een snit aanbiedt. Zet je de dienst uit of wis je hem, dan valt de optie uit het pakket; het dienstformulier toont dat bij de optie.

Wat de klant kiest

Op de boekpagina kiest de klant na zijn opties Bij wie?:

• Geen voorkeur — de agenda verdeelt de delen over wie vrij is;
• een naam — die persoon doet alles. Alleen wie alle gekozen delen kan doen, staat erbij. Is die persoon niet vrij voor een deel, dan is het uur er niet.

Bij Geen voorkeur kan de klant ook Per onderdeel kiezen, bijvoorbeeld de snit bij Sofie en voor de rest geen voorkeur.

Hoe de agenda verdeelt

Voor elk uur zoekt de agenda een verdeling waarbij iedereen vrij is voor zijn deel. Ze houdt rekening met de uren van elk teamlid, vakanties en afwezigheden, sluitingsdagen, de gekoppelde agenda's, het maximum aantal afspraken per dag en de middelen. Tijdens de inwerktijd is de medewerker vrij voor iemand anders.

Er zijn meestal meerdere mogelijkheden. De agenda kiest in deze volgorde:

1. één persoon voor alles, zonder wachten;
2. verdeeld over meerdere personen, zonder wachten, met zo weinig mogelijk wissels;
3. met een korte wachttijd tussen twee delen (zie hieronder).

Bij gelijke keuze geldt wat je bij het pakket instelde onder Geen voorkeur gekozen? Dan gaat de afspraak naar: eerlijk verdeeld of op volgorde.

Een afspraak die over meerdere personen loopt, telt voor elk van hen mee voor zijn maximum per dag.

Wachttijd tussen twee delen

Kan niemand meteen verder, dan mag de klant even wachten: in totaal hoogstens 20 minuten, in stappen van 5. Zo'n uur staat op de boekpagina met +10 min wachten eronder. Kiest de klant het, dan ziet hij bij het bevestigen hoe lang hij wacht, en vinkt hij aan dat hij akkoord gaat. Zonder dat vinkje gaat de boeking niet door.

Middelen: wasbakken, stoelen, cabines

Onder Diensten staat Middelen. Met + Middel maak je er een, met een naam en een aantal, bijvoorbeeld Wasbak × 2.

Daarna zet je bij een dienst onder Middelen welk middel ze nodig heeft, en wanneer:

• tijdens het werk — de hele duur van de dienst;
• tijdens werk + inwerken — bij een eigen optie in een pakket, als de klant tijdens het inwerken op de stoel blijft;
• eigen minuten — bijvoorbeeld de wasbak van minuut 0 tot 10.

Bij een eigen optie in een pakket zet je de middelen bij de optie zelf. Een optie uit een bestaande dienst neemt de middelen van die dienst over.

Een middel is van het hele team. Een uur is pas vrij als er op elk moment van de afspraak nog een exemplaar over is: met twee wasbakken kunnen twee klanten tegelijk gewassen worden, een derde niet.

Plan je zelf iets in terwijl een middel vol is, dan vraagt de planning of je het toch wil. Bovenaan de planning staat wanneer een middel helemaal bezet is, bijvoorbeeld Wasbak vol: 10:00–10:10.

In de planning

Elk deel staat in de kolom van wie het doet, in de kleur van het pakket. Doen meerdere personen een deel, dan staat erbij welk deel het is, bijvoorbeeld Brushing (3/3). Klik je erop, dan zie je per deel het uur en de persoon.

• Sleep je een deel naar een ander uur, dan schuift het hele pakket mee en houdt iedereen zijn deel. Past dat niet meer, dan verdeelt de agenda opnieuw; wie de klant zelf koos, blijft.
• Sleep je een deel naar een andere kolom, dan krijgt alleen dat deel die persoon.
• Zelf een pakket inplannen: kies bij Wie één persoon, of Geen voorkeur / per onderdeel en dan per deel iemand.

Heel pakket of per blok

Onder Instellingen, bij Slepen in de planning, kies je één vaste manier voor je zaak:

• Het hele pakket — een blok verschuiven neemt alles mee, en een blok langer trekken duwt de blokken erna op. Zo werkt het hierboven; handig voor een kapsalon.
• Alleen dat blok — alleen het blok dat je versleept of langer trekt verandert, de rest blijft staan. Handig voor bijvoorbeeld een tandarts. Twee delen van dezelfde afspraak kunnen niet over elkaar vallen.

De klant verwittigen

Daar staat ook De klant kan een mail krijgen als ik een afspraak verplaats of verleng. Staat dat aan, dan kies je na elk verplaatsen of verlengen in de planning: Wijzigen en klant verwittigen, Wijzigen zonder mail of Annuleren. Staat het uit, dan krijgt de klant nooit een mail als jij iets verschuift. Verandert alleen de duur, dan krijgt de klant zijn bevestiging opnieuw, met de nieuwe duur.

Mails en gekoppelde agenda's

Loopt een afspraak over meerdere personen of zit er een wachttijd in, dan staat in de bevestiging aan de klant per deel het uur en de persoon. De zaak krijgt hetzelfde schema, en elke betrokken medewerker met een eigen e-mailadres krijgt de mail ook. Krijgt iemand bij het verplaatsen een deel bij, dan hoort hij het. Annuleert de klant, dan krijgt elke betrokkene bericht.

In de gekoppelde agenda van elke betrokkene (Google, Outlook, Apple) komt één item per stuk werk. Tijdens het inwerken staat hij daar dus vrij.