Verblijven: betalen, voorschot en annuleren

Onder Beleid bepaal je hoe gasten betalen: met de kaart, per overschrijving of allebei, hoeveel voorschot, wanneer de rest, en wat er terugkomt bij een annulering. Het geld komt rechtstreeks bij jou: Calmanagers neemt er niets van af.

Met de kaart (Stripe)

Kaartbetalingen lopen via je eigen Stripe-koppeling, dezelfde als voor je agenda en je webshop. Is die er nog niet, dan zie je bij Beleid een knop om Stripe te koppelen.

De gast betaalt bij het boeken het voorschot: een percentage van het totaal (standaard 30%).

• Zet je het voorschot op 100%, dan betaalt de gast alles meteen.
• Zet je het op 0%, dan is de boeking meteen bevestigd en volgt alles bij de restbetaling.
• Valt de aankomst al binnen de termijn van de restbetaling, dan betaalt de gast alles in één keer.

De gast krijgt een halfuur om de betaling af te ronden. Zolang blijven de nachten voor hem vastgehouden. Lukt het niet, dan komen ze weer vrij. Pas als de betaling binnen is, is de boeking bevestigd en vertrekt de bevestigingsmail.

De restbetaling

Standaard 30 dagen vóór aankomst krijgt de gast een mail voor het resterende bedrag. Je kiest:

• Betaallink — de gast betaalt de rest online. De link in de mail verloopt niet: de betaling wordt pas klaargezet als de gast erop klikt.
• Ter plaatse — de mail meldt het bedrag en dat de gast het bij aankomst betaalt.

Per overschrijving

Zet je overschrijving aan, vul dan je IBAN en de rekeninghouder in. De gast krijgt na het boeken een mail met je rekeningnummer, het bedrag, de termijn en een gestructureerde mededeling (+++123/4567/89012+++). Zo herken je de betaling meteen op je rekening.

• De gast heeft standaard 5 dagen om te betalen.
• Na 3 dagen zonder betaling gaat er een herinnering.
• Is de termijn voorbij, dan vervalt de boeking. De gast en jij krijgen een mail en de eenheid komt weer vrij.

De termijn en het moment van de herinnering stel je zelf in.

Betaald aanduiden

Calmanagers ziet je bankrekening niet. Komt een overschrijving binnen, of betaalt de gast ter plaatse, open dan de boeking en duid het bedrag aan als betaald. Er wordt bewaard wie dat deed en wanneer. Is daarmee het voorschot betaald, dan is de boeking bevestigd en vertrekt de bevestigingsmail.

Aanvragen

Staat een eenheid op aanvraag, dan betaalt de gast bij het boeken nog niets. Jij aanvaardt of weigert de aanvraag (zie Verblijven: de bezetting beheren).

• Aanvaard je, dan krijgt de gast een mail om te betalen: met de kaart binnen 2 dagen, of per overschrijving binnen je gewone termijn.
• Weiger je, dan krijgt de gast een mail.
• Antwoord je niet binnen 48 uur (instelbaar), dan vervalt de aanvraag.

Boekt een gast meerdere eenheden tegelijk en staat er één op aanvraag, dan wordt de hele reservering een aanvraag.

Kortingscodes

De kortingscodes die je in je webshop maakt, werken ook voor verblijven. Je hebt dus één lijst met codes, op één plek. Een code geeft een percentage of een vast bedrag korting op het verblijf. Een vervaldatum, een minimumbedrag en een maximum aantal keer gebruiken worden gerespecteerd; boekingen tellen daarbij mee.

Cadeaubonnen

Een cadeaubon met een bedrag, verkocht via je kassa of webshop, kan een verblijf betalen. De gast typt de code van de bon in hetzelfde veld als een kortingscode. Het saldo van de bon gaat eraf, en wat overblijft betaalt de gast zoals gewoonlijk. Dekt de bon alles, dan is de boeking meteen bevestigd.

Annuleren en terugbetalen

Je annuleringsbeleid bestaat uit schijven: hoeveel procent er terugkomt, afhankelijk van hoeveel dagen vóór aankomst er geannuleerd wordt. Bijvoorbeeld:

Annuleren	Terug
30 dagen of meer vóór aankomst	100%
14 tot 29 dagen vóór aankomst	50%
minder dan 14 dagen vóór aankomst	0%

Zonder beleid krijgt de gast alles terug.

Het percentage geldt op het totaal. Het deel dat je volgens je beleid mag houden, houd je; de rest van wat betaald werd, gaat terug. Een gast die alleen een voorschot betaalde, krijgt dus pas iets terug als dat voorschot meer is dan het deel dat jij houdt.

Hoe het geld teruggaat:

• Kaart — automatisch, via Stripe.
• Cadeaubon — het saldo komt terug op de bon.
• Overschrijving of ter plaatse — dat stort je zelf terug. De mail aan de gast meldt het bedrag.

De gast annuleert zelf via de link in zijn bevestiging. Jij annuleert vanuit de boeking, volgens je beleid of met een eigen percentage. In beide gevallen krijgen de gast en jij een mail.