Verblijven: starten met je boekingssysteem

Verblijven is het boekingssysteem voor overnachtingen in Calmanagers. Het is gemaakt voor een B&B, een vakantiewoning, een glamping of een kleine camping: gasten kiezen zelf hun data, zien meteen wat vrij is en wat het kost, en boeken en betalen online.

Wat je nodig hebt

Verblijven zit in het Pro-plan van Calmanagers. Daarin zijn 5 eenheden inbegrepen. Heb je er meer, dan koop je per extra eenheid bij voor €3 per maand (€30 per jaar).

Op Gratis of Plus zie je het luik wel, met uitleg en een knop naar Pro.

Zak je later terug naar een kleiner plan, dan wordt er niets gewist. De eenheden boven je limiet zijn dan gewoon niet meer boekbaar. Welke eenheden boekbaar blijven, volgt de volgorde waarin ze bij je eenheden staan.

Agenda, boekingssysteem of allebei

Calmanagers heeft twee luiken: de agenda voor afspraken en Verblijven voor overnachtingen. Bij het inrichten kies je je startpunt:

• Agenda — je werkt met afspraken (kapsalon, praktijk, …).
• Boekingssysteem — je verhuurt overnachtingen. Calmanagers opent dan meteen op Verblijven.
• Allebei — bijvoorbeeld een B&B die ook massages aanbiedt.

Je kunt dat later altijd omzetten in Instellingen. Het menu en het startscherm volgen je keuze.

In drie stappen boekbaar

1. Een soort

Een soort groepeert gelijkaardige eenheden: Tent, Zomerhuis, Camperplaats, Kamer. Gasten zien de resultaten per soort, en prijzen kun je per soort instellen.

2. Een eenheid

Een eenheid is wat je echt verhuurt: Tent Horizon, Kamer 2, Plaats 14. Per eenheid vul je in:

• naam, omschrijving, foto's en voorzieningen;
• hoeveel personen er maximaal in mogen (en eventueel apart: hoeveel volwassenen en hoeveel kinderen);
• de basisbezetting: hoeveel personen er in de basisprijs zitten;
• direct boeken of aanvraag: bij een aanvraag kijk jij eerst na en aanvaard of weiger je.

3. Een tarief

Zonder tarief is een nacht niet boekbaar. Maak dus minstens één tarief met een periode en een prijs per nacht, voor de soort of voor één eenheid. Hoe dat werkt met seizoenen, weekendprijzen en kinderen, lees je in Verblijven: prijzen en tarieven.

Daarna stel je in hoe gasten betalen (Verblijven: betalen, voorschot en annuleren) en deel je je boekpagina of zet je ze op je website (Verblijven op je website).

Wat je verder instelt

Bij Instellingen en Beleid vind je onder meer:

• het adres van je publieke pagina (/verblijf/<naam>);
• check-in vanaf en check-out tot (standaard 15:00 en 11:00);
• hoe ver vooruit gasten kunnen boeken (standaard 540 dagen) en hoeveel dagen vooraf minstens;
• huisregels, praktische info en een welkomsttekst, in elke taal die je aanbiedt;
• een aankomstcode, zoals de code van een sleutelkluis. Die staat alleen in de mail vlak vóór aankomst en op de reserveringspagina vanaf dan, nooit in de bevestiging.

Elke gast die boekt, komt ook in je klantenlijst terecht, met als bron verblijf.