Verblijven: online inchecken en het gastenregister

Ben je in België een professionele logiesverstrekker, dan moet je een register van je reizigers bijhouden. Met online inchecken vullen je gasten hun gegevens vóór aankomst zelf in, en heb je een register dat klaarstaat als de politie erom vraagt.

Online inchecken aanzetten

Zet bij Inchecken online inchecken aan. Vanaf dan staat er op de reserveringspagina van de gast (de link in zijn bevestiging) een knop om in te checken. Dat kan tot de dag van vertrek. In de mail vlak vóór aankomst krijgt de gast er nog eens de link voor.

Welke gegevens

De wet (wet van 1 maart 2007 en KB van 27 april 2007) vraagt dit voor elke meerderjarige reiziger en elke niet-begeleide minderjarige boven 15 jaar, op de dag van aankomst:

• naam en voornaam;
• geboorteplaats en geboortedatum;
• nationaliteit;
• het nummer van het identiteitsdocument;
• de namen van meereizende minderjarige kinderen;
• de aankomst- en vertrekdatum.

Het register krijgt daarbij je ondernemingsnummer en een doorlopend volgnummer. Je ondernemingsnummer haalt Calmanagers uit je facturatiegegevens.

Het document controleren

De wet vraagt dat jij het identiteitsdocument controleert. Kijk het bij aankomst na en vink in de boeking per gast Gecontroleerd aan. Op dat moment krijgt de gast zijn volgnummer in het register.

Wijzigen

Een elektronisch register mag niets stilletjes overschrijven. Past de gast of jij iets aan, dan wordt dat een nieuwe versie. De vorige blijft bewaard en staat mee in de export, met het volgnummer van de gast.

Het register exporteren

Kies een periode en exporteer het register als CSV-bestand. Het opent in Excel en bevat elke versie van elke gast, met het moment van invoeren en van controle.

Je stuurt het register nergens automatisch naartoe. Je houdt het ter beschikking van de politie, en geeft het alleen op hun verzoek.

Bewaren en privacy

• Het register wordt 7 jaar na vertrek bewaard en daarna automatisch gewist, zoals de wet vraagt.
• De geboorteplaats, de geboortedatum en het documentnummer staan versleuteld opgeslagen.
• Alleen jij en de gast zelf zien de gegevens.

Buiten België

Online inchecken volgt de Belgische regels. In andere landen gelden andere regels. Voor Hongarije (VIZA en NTAK) is een documentlezer en gecertificeerde software nodig: dat ondersteunt Calmanagers niet. Gebruik daar je huidige oplossing voor het officiële register.