Verblijven: de bezetting beheren

Onder Bezetting zie je in één raster wat vrij is en wat geboekt is. Je eenheden staan als rijen, gegroepeerd per soort, de dagen als kolommen. Elke reservering is een balk van aankomst tot vertrek.

Wat de kleuren betekenen

Een balk krijgt een kleur volgens zijn status: bevestigd, aanvraag, wacht op betaling, binnengekomen via een ander kanaal (Airbnb, Booking.com, …), of een blokkade. Bovenaan zie je wie er vandaag aankomt en vertrekt.

Een vertrekdag mag de aankomstdag van de volgende gast zijn: daar botst niets.

Verplaatsen en verlengen

• Sleep een balk naar andere data of naar een andere eenheid om de reservering te verplaatsen.
• Sleep de rand van een balk om het verblijf te verlengen of in te korten.

Calmanagers kijkt na of de nieuwe periode vrij is. Is ze bezet, dan gaat de balk terug naar zijn plaats.

Let op: bij verplaatsen of verlengen wordt de prijs niet opnieuw berekend. Blijft de gast een nacht langer, spreek dat dan met de gast af en duid een extra betaling zelf aan in de boeking.

Blokkeren

Wil je een eenheid niet verhuren, voor onderhoud of eigen gebruik, selecteer dan de lege dagen en kies Blokkeren. Je kunt meerdere eenheden tegelijk blokkeren en er een reden bij zetten. Een blokkade kun je later verschuiven of weghalen.

Blokkades die uit een iCal-link van Airbnb, Booking.com of een ander kanaal komen, beheert de koppeling zelf. Die kun je hier niet wijzigen.

Zelf een reservering invoeren

Boekt iemand per telefoon, mail of aan de balie, selecteer dan de lege dagen en maak de reservering zelf. Je kiest:

• de eenheid of eenheden, de data en het aantal volwassenen en kinderen;
• de gegevens van de gast;
• de prijs: zoals Calmanagers ze berekent, of een eigen totaal;
• bevestigd of wacht op betaling, en hoe de gast betaalt: kaart, overschrijving, ter plaatse of niets;
• of de gast een mail krijgt.

Wat je zelf invoert, kijkt de bezetting wel na, maar je limiet aan eenheden niet.

Aanvragen aanvaarden of weigeren

Staat een eenheid op aanvraag, dan komt een boeking eerst bij jou binnen. Je krijgt een mail en de aanvraag staat bovenaan bij je open punten. Open ze en kies:

• Aanvaarden — de gast krijgt een mail om te betalen. Moet er niets betaald worden, dan is de boeking meteen bevestigd.
• Weigeren — de gast krijgt een mail en de nachten komen vrij.

Zolang een aanvraag openstaat, zijn de nachten bezet. Antwoord je niet op tijd (standaard 48 uur), dan vervalt ze.

De boeking zelf

Klik op een balk om de boeking te openen. Daar zie je de gasten, de prijsopbouw, de betalingen, de verstuurde mails en de online check-in. Je kunt er ook:

• een betaling als betaald aanduiden;
• een notitie toevoegen;
• een mail opnieuw sturen: de bevestiging, de betaalgegevens van de overschrijving, de herinnering, de restbetaling of de mail vóór aankomst;
• de reservering annuleren, volgens je beleid of met een eigen percentage.

Bij elke nieuwe boeking of aanvraag via je boekpagina krijg je een mail.