Je e-mailteksten aanpassen

De standaardteksten werken, maar ze klinken niet zoals jij. Tien minuten herschrijven levert doorgaans meer op dan om het even welke instelling, want de toon bepaalt of iemand de moeite neemt.

Welke berichten er zijn

Er zijn vier sjablonen:

• Uitnodiging — de eerste vraag om een review.
• Herinnering — de opvolging als er niets gebeurde. Je kan er tot drie hebben.
• Bedankt (positief) — vertrekt na een goede score.
• Bedankt (negatief) — vertrekt na een mindere score.

Kies bovenaan welk sjabloon je bewerkt, pas het onderwerp en de tekst aan en klik op Opslaan.

Plaatshouders

In je tekst kan je stukjes zetten die bij het versturen vervangen worden door echte gegevens, zoals {{first_name}} voor de voornaam van de klant of {{project_name}} voor je bedrijfsnaam. Gebruik ze spaarzaam maar wel: "Dag Marie" leest anders dan "Beste klant".

Wat er onderaan de mail staat

Je kiest hoe de klant reageert:

• Rij met scores — de klant tikt meteen op een ster of gezichtje en komt met die score op je formulier terecht. Dit werkt voor de meeste bedrijven het best.
• Eén knop — een enkele knop met je eigen tekst. Rustiger van uitzicht, maar er is een extra klik nodig.

Kies je voor een knop, dan bepaal je ook waar die naartoe gaat: naar je eigen reviewformulier, of rechtstreeks naar een externe reviewsite. Dat laatste kan alleen naar erkende reviewsites; een willekeurig adres wordt geweigerd bij het opslaan.

Afzender en voettekst

Bij de instellingen zet je:

• Afzendernaam — gebruik een mensennaam waar het kan. "Marie van Bakkerij Peeters" opent beter dan "no-reply".
• Antwoordadres — waar reacties van klanten terechtkomen. Zet hier een adres dat je echt leest.
• Voettekst — wat onderaan elke mail staat.
• Uitschrijftekst — verplicht, en bewust kort te houden.

Eerst testen

Klik op Voorbeeld om te zien hoe de mail eruitziet op een groot scherm en op een telefoon. Vouw daarna Testmail versturen open en stuur hem naar jezelf. Testmails kan je alleen naar mensen binnen je project sturen — zo kan je nooit per ongeluk een echte klant bereiken.

Lees de testmail op je telefoon. De meeste klanten openen hem daar.

Onthoud

Wijzigingen gelden voor nieuwe berichten. Wat al verstuurd of ingepland is, houdt de oude tekst.