Instellen wanneer je uitnodigt

Je uitnodigingsregels bepalen wie er wanneer een vraag om een review krijgt, en hoe vaak je nog eens aanklopt als er niets gebeurt. Je stelt ze één keer in en daarna loopt het vanzelf. Begin eenvoudig — één moment, geen herinneringen — en bouw pas uit wanneer je ziet wat werkt.

Het startmoment

Kies waarvandaan geteld wordt:

• Na een datum — de startdatum die bij de klant staat. Dat is meestal de dag van levering, bezoek of factuur.
• Na een betaling — de datum van de laatste betaling, als je die gegevens binnenkrijgt.

De wachttijd

Daarna kies je hoelang je wacht: in uren, dagen of maanden. Er is geen universeel juiste wachttijd, maar een vuistregel helpt:

• Een paar uur bij een bezoek dat meteen af is — een restaurant, een kapper.
• Twee tot zeven dagen bij een levering, zodat de klant het product al gebruikte.
• Twee weken tot een maand bij een opdracht of dienst waar het resultaat pas later duidelijk wordt.

Te snel vragen levert lege reviews op. Te laat vragen levert er geen.

Herinneringen

Reageert iemand niet, dan kan je tot drie keer een vriendelijke herinnering sturen. Je kiest per herinnering hoeveel dagen ertussen zit. Twee herinneringen met een tussenpauze van drie à vijf dagen is voor de meeste bedrijven een goed evenwicht.

Herinneringen stoppen automatisch zodra de klant je formulier opent.

Nieuwe pogingen

Een nieuwe poging is iets anders dan een herinnering: het is een volledig nieuwe reeks, later verstuurd, naar iemand die op geen enkel bericht reageerde. Je kan er nul, één of twee instellen, met een wachttijd erbij. Gebruik dit met mate — twee reeksen zijn het maximum dat de meeste mensen als vriendelijk ervaren.

Wanneer er verstuurd mag worden

Per dag van de week kies je: altijd, tussen twee uren, of nooit. Zet je tijdzone goed en zet het weekend gerust uit. Een uitnodiging die op dinsdagochtend binnenkomt, wordt beter gelezen dan een op zondagavond.

Wie in aanmerking komt

Je kan je publiek versmallen op basis van betaalgegevens: een minimum aantal aankopen, een minimumbedrag in totaal of gemiddeld, of enkel klanten met een lopend abonnement. Laat je een veld op nul staan, dan telt die voorwaarde niet mee. Alle voorwaarden die je wél invult, moeten samen voldaan zijn.

Grenzen op je volume

Je kan een maximum per dag en per maand instellen. Dat is vooral nuttig als je een grote lijst in één keer importeert en niet wil dat er honderden berichten tegelijk vertrekken. Het maandmaximum moet altijd hoger liggen dan of gelijk zijn aan het dagmaximum.

Let op

Wijzigingen gelden voor wat er nog moet vertrekken. Berichten die al ingepland staan, houden hun oude timing. Wil je die ook aanpassen, annuleer ze dan en plan opnieuw.