Verblijven: facturatie, talen en importeren

Facturen in je boekhoudpakket

Werk je met WeFact of Billit, dan kan elke reservering vanzelf als factuur in je pakket komen. De koppeling maak je één keer, en ze geldt voor heel {{platform_name}}: dezelfde koppeling maakt ook facturen voor betaalde bestellingen uit je webshop.

WeFact

1. Maak in WeFact een API-sleutel aan.
2. Laat bij die sleutel het IP-adres 46.225.150.224 toe. Zonder dat weigert WeFact elke factuur, en je ziet bij de koppeling een melding dat het IP-adres niet toegelaten is.
3. Plak de sleutel bij de facturatiekoppeling. We bewaren ze versleuteld; je ziet alleen de laatste vier tekens.

Wat er in WeFact gebeurt:

• de gast wordt een debiteur (we zoeken eerst op e-mailadres, zodat een vaste gast geen dubbele debiteur wordt);
• is het verblijf nog niet volledig betaald, dan komt de factuur als concept. Jij kijkt ze na en verstuurt ze zelf;
• is het volledig betaald, dan wordt de factuur definitief, krijgt ze een nummer en staat ze op betaald. WeFact mailt ze dan niet;
• de btw gaat per regel mee met de standaardcodes van een Belgisch WeFact-account (V21, V12, V6, V0).

Peppol of mail: de factuur gaat de weg die je in WeFact bij de debiteur instelde.

Billit

Billit koppel je door in te loggen bij Billit en toegang te geven; je hoeft geen sleutel te kopiëren. Zie je de knop voor Billit nog niet, dan is deze koppeling nog niet beschikbaar voor jouw account.

Wanneer

Bij Verblijven kies je het moment:

• bij bevestiging — zodra de boeking bevestigd is;
• bij vertrek — op de dag dat de gast vertrekt;
• nooit — standaard.

Een reservering wordt nooit twee keer gefactureerd. Mislukt het, bijvoorbeeld omdat je pakket even onbereikbaar is, dan probeert Calmanagers het later opnieuw. Op de factuur staan het verblijf, de toeslagen, de extra's, de korting per btw-tarief en de toeristenbelasting zonder btw.

Een extra taal

Je boekpagina en je mails bestaan in zes talen: Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans en Italiaans. Komen je gasten uit een ander land, voeg dan zelf een taal toe, bijvoorbeeld Hongaars.

1. Ga naar Instellingen → Talen en kies Taal toevoegen.
2. Calmanagers vertaalt met AI vanuit het Engels. Dat kost credits, of gebeurt met je eigen AI-sleutel als je die koppelde.
3. De taal staat daarna op nalezen. Je ziet het Engels en de vertaling naast elkaar, en past per regel aan wat beter kan.
4. Zet de taal op actief. Pas dan kunnen gasten ze kiezen.

Wat er vertaald wordt: de teksten van je boekpagina en reserveringspagina, de mails aan de gast, en je eigen teksten zoals de namen en omschrijvingen van je eenheden, je extra's, je huisregels en je praktische info.

Wat je zelf aanpast, wordt nooit overschreven door een nieuwe vertaalronde. Komen er na een update nieuwe teksten bij, dan worden alleen die bijvertaald.

Mails in de taal van de gast

Elke gast krijgt zijn mails in de taal waarin hij boekte. Ontbreekt in een extra taal nog een tekst, dan staat die ene tekst in het Engels.

Importeren uit een vorig systeem

Stap je over van een ander boekingssysteem, zoals het Hotel Booking System van PHPJabbers, dan neem je je bestaande reserveringen mee.

1. Exporteer je reserveringen uit je oude systeem als CSV-bestand.
2. Ga naar Instellingen → Importeren en kies het bestand.
3. Koppel de kolommen: welke kolom is de eenheid, de aankomst, de vertrekdatum, de naam, het totaal, …
4. Je ziet eerst wat er zou gebeuren: hoeveel nieuwe reserveringen, welke dubbels, welke eenheden Calmanagers niet herkent, en welke reserveringen botsen met wat er al staat.
5. Bevestig de import.

Goed om te weten:

• De eenheid wordt gezocht op naam. Hoofdletters en spaties maken niet uit, maar maak je eenheden dus eerst aan met dezelfde namen.
• Een reservering met een nummer dat al eerder geïmporteerd werd, wordt overgeslagen. Je kunt een bestand dus gerust twee keer importeren.
• Het totaal en wat al betaald is, komen mee zoals ze waren. Er wordt niets herberekend.
• Bevestigde en geannuleerde reserveringen komen mee met hun status.
• Er vertrekt geen enkele mail naar je gasten.
• Tot 5.000 reserveringen per keer.